Więcej czasu na co dzień, czyli jak być bardziej efektywnym

Za żadną cenę nie kupisz więcej czasu

Codzienne życie narzuca na nas wiele obowiązków, na które przydałoby się więcej czasu. W dodatku nie możemy go kupić za żadną cenę. Wprawdzie otacza nas cała masa różnych udogodnień, które ułatwiają życie, ale mimo to właśnie czasu brakuje nam najbardziej. Niestety część z tych udogodnień zabiera nam czas, no bo telefon nie służy tylko do dzwonienia. Czasem mam nawet wrażenie, że ludzie zapominają, że można z niego dzwonić i wykorzystują telefon do wszystkiego innego.

Ostatnio pisałam, że wszyscy mamy tyle samo czasu i musimy dokonywać wyborów na co chcemy go wykorzystać. Tym razem skupię się na efektywnym wykorzystywaniu czasu. Napiszę jak działać, by być bardziej efektywnym i jak ja do tego podchodzę. Co robię, by mieć więcej czasu, na to co lubię robić.

Oczywiście nie musisz brać ze mnie przykładu i możesz mieć inne zdanie. Uważam jednak, że warto korzystać z doświadczeń innych osób, bo może okazać się, że sprawdzą się również w naszym życiu. Dlatego jeśli masz jakieś sprawdzone sposoby na efektywne działanie i zdobycie więcej czasu, już teraz zachęcam do podzielenia się nimi w komentarzach. Liczę na to, że zarówno moje jak i Twoje rady, przydadzą się innym.

Pomyśl, czy wolisz zacząć od rzeczy wielkich czy małych

Często spotykam się z poradą, żeby na początek zacząć od najtrudniejszej rzeczy, bo już nic gorszego nie będzie na nas czekać. Świadomość, że zostały nam tylko te przyjemniejsze działania, może bardziej motywować. Ja jednak uważam, że nie zawsze jest to dobra rada i każdy powinien sam ocenić, czy chce od razu rzucać się na głęboką wodę. Może lepiej zacząć od drobniejszych rzeczy? 

Zabieranie się za coś wielkiego może zniechęcać i powodować odsuwanie w czasie. Zwłaszcza, że często większa i trudniejsza rzecz zabiera więcej czasu. I może być tak, że realizując ją nawet kilka godzin czy dni, nadal nie będziemy widzieli efektu. To może być zniechęcające i dawać poczucie zmarnowanego czasu.

Sama wolę na początek ogarnąć kilka drobniejszych rzeczy. Taki przykład z ostatnich dni. Pomimo jesieni za oknem, nadal potykałam się o rakietki do badmintona i inne plażowo letnie rzeczy. Czemu? Bo nie chciało mi się zejść do piwnicy, by je tam schować. W końcu zajęło mi to pięć minut i już zobaczyłam efekty swoich działań. Drobnostka, a tak bardzo zmotywowała mnie do dalszych obowiązków. Dlatego wolę wybrać kilka drobnostek i zobaczyć jak wiele mogę zdziałać w krótkim czasie. Wtedy spokojnie zabieram się za coś, co zajmie mi więcej czasu i energii.

Nie odwlekaj zbyt długo tego, co masz zrobić 

Przekonałam się, że często na samą myśl, że czeka na mnie jakiś obowiązek robiłam wszystko, żeby tylko odwlec tą chwilę. Im dłużej odkładałam, tym bardziej mnie to męczyło i frustrowało. Zwłaszcza, gdy na daną rzecz miałam więcej czasu, ale w sumie gonił mnie termin. Na początku myślałam: “mam na to cały miesiąc, zdążę, teraz nie mam czasu”. A kilka dni przed terminem, chodziłam podminowana “nie podchodźcie do mnie, bo będę strzelać piorunami”. 

I żeby się uspokoić szukałam innych, często zbędnych czynności, bo przecież w nerwach nie zajmę się tą męczącą mnie rzeczą. Kilka godzin później odkładam na ją “na jutro” i robiłam się bardziej nerwowa. W końcu trochę obrażona, brałam się za wykonanie zadania. 

Często okazywało się, że czaiłam się kilka nerwowych dni, a cała czynność zajmowała mi niecałą godzinę. Więcej czasu zajęło mi czajenie się do problemu niż jego zrealizowanie. I w dodatku wykonanie zadania sprawiało mi satysfakcję, czułam ulgę i dumę. Pełna radości, chętnie bym wszystkich przytulała i już nie chciałam do nikogo strzelać.

Daj sobie możliwość zmiany planów 

W ostatnich czasach bardzo modne stały się różne planery czasu i znam osoby, które chętnie z nich korzystają. Polecam stronę, gdzie możesz poczytać wiecej na ten temat i zobaczyć czy takie planery sprawdzą się u Ciebie. Ja osobiście nie lubię planować na zapas. Nie mogłabym mieć dokładnie narzuconych czynności, np. w piątek umyć okno w kuchni. Mogę się zbierać do tej czynności cały tydzień, a w piątek okaże się, że pada deszcz i nici z moich planów. Może być też tak, że pogoda będzie idealna, ale akurat zadzwoni koleżanka, z którą dawno nie rozmawiałam. Ale może być niestety tak, że nic nie będzie stało na przeszkodzie, a mi po prostu nie będzie się chciało myć tego cholernego okna. Za to chętnie posprzątałabym w pawlaczu, albo właśnie wtedy miałabym ochotę na chwilę relaksu. 

Często ludzie, którym posypały się plany, nie wiedzą co mają robić i z bywa, że nie robią nic marnując czas, w dodatku bardzo ich to frustruje. Dlatego uważam, że warto być trochę elastycznym. 

Planując z góry kilka zadań, zyskasz więcej czasu

Sama jednak chętnie trzymam się codziennego planu lub takiego na najbliższe dni. Lubię wiedzieć, w których godzinach (w przybliżeniu) jem, czy wykonuję inne niezbędne czynności. Lubię zaplanować co w najbliższych dniach chcę zrobić w pracy i co zrobię po powrocie do domu. Nawet jeśli nie zawsze uda mi się wykonać co zaplanowałam, to pomaga mi to trzymać dzień w jakichś ryzach. Nie szwendam się bez celu wymyślając zadania do wykonania. Wcześniejsze zaplanowanie daje mi więcej czasu na realizację planów.

Lubię zaplanować kilka zadań, które chcę wykonywać po sobie. Może zdarzyć się tak, że jakaś czynność zajmie mi mniej czasu niż zakładałam. Kiedy z góry wiem, co chcę zrobić w kolejności, od razu przechodzę do działania. Nie muszę się zastanawiać co mam robić, bo wcześniej to zaplanowałam. 

Liczę się jednak z tym, że w pewnym momencie mój zapał minie i nie będę chciała zrobić wszystkiego. Dlatego wizualizując w głowie listę zadań, “piszę” ją coraz mniejszą czcionką, tak trochę jak u okulisty. Gdy dochodzę do momentu, że nie chcę więcej czasu poświęcać realizacji planów udaję, że “nie doczytałam drobnym druczkiem”.

Zorganizowanie miejsca da Ci więcej czasu

Nie wiem czy to wada czy zaleta, ale tak już mam, że zanim się za coś zabiorę, muszę “sprzątnąć teren”. Niestety przy 6 osobowej rodzinie, często już sama ta czynność zajmuje mi więcej czasu niż późniejsze działanie. Ale nie mogłabym się skupić na pracy, gdyby wokół mnie był bałagan. 

Dlatego najpierw odkładam wszystko na miejsce. Jeśli nie mam na to czasu, to kładę na kupkę “do później” i zabieram się za nią, gdy znajduję więcej czasu. Wyczyszczony teren daje mi możliwość skupienia się tylko na danej czynności i zgromadzenia tylko potrzebnych mi w danej chwili rzeczy. Po skończonej pracy odkładam wszystko na miejsce. Dokładając do napotkanego już bałaganu swoje rupiecie, na odkopanie terenu potrzebowałabym dużo więcej czasu.

Wchodząc do mojej kuchni w momencie gdy wołam: “Obiad!” można pomyśleć, że zamówiłam catering. Świadomość, że mogłabym niechcący potrącić otwartą butelkę z olejem lub nie złapać niewykorzystanego, spadającego jajka sprawia, że odruchowo wszystko odkładam na bieżąco. Tak myślą i działają osoby rozważne. Daje mi to więcej czasu, bo nie muszę sprzątać po ewentualnych wypadkach.

Organizacja czasu, to więcej czasu

Uważam, że każda praca czegoś uczy i warto z tego korzystać. W mojej pierwszej pracy nauczyłam się organizacji czasu. Pracowałam w księgowości, gdzie czas był bardzo ważny, zwłaszcza przy zakańczaniu każdego miesiąca. Dlatego dokładnie planowałam kolejne czynności. Wiedziałam, że skoro muszę iść po dokumenty do pani Joli na pierwsze piętro, to przy okazji zajdę do pani Basi i zaniosę jej faktury, bo idąc dwa razy stracę więcej czasu. Ale zanim pójdę puszczę ten długi wydruk stanów magazynowych, bo jak wrócę to akurat będzie wydrukowany. 

Tą umiejętność wykorzystuję teraz planując kolejność wykonywanych czynności. Np. najpierw wstawię pranie, a potem umyję podłogę w łazience. Gdym najpierw umyła podłogę, to musiałabym czekać z praniem aż podłoga wyschnie. Myśląc, że mam więcej czasu, pewnie weszłabym na chwilę na komputer i opamiętałabym się po kilku godzinach: “no co przecież czekałam aż podłoga wyschnie, już idę”.

Więcej czasu zyskasz robiąc kilka rzeczy naraz 

Jedni uważają, że można robić wiele rzeczy naraz. Inni, że jest to bezproduktywne działanie. Ja uważam, że zależy od tego co robię. Jeśli w drodze do pracy słucham audiobooka, to jest w porządku. Czy jak już wspominałam, nie siedzę przy drukarce czekając aż wypluje wydruk, tylko zajmuję się czymś innym, by mieć potem więcej czasu.

Mam koleżankę, która dzwoni do mnie w trakcie gotowania obiadu, ustawiając telefon na głośnomówiący. Szczerze mówiąc trochę mi to przeszkadza, bo nie czuję się tak ważna. Wręcz czuję się trochę zignorowana, gdy słyszę te wszystkie odgłosy z kuchni. Ale ona w ten sposób chce zrobić dwie rzeczy naraz i nie marnować czasu na pogaduszki. Ja na takie rozmowy wybieram raczej spacer z psem i wtedy też wykonuję dwie czynności naraz. W dodatku, ani koleżanka, ani pies nie czują się pominięci. 

Od kiedy prowadzę bloga, często w trakcie sprzątania nachodzi mnie wena i układają się najlepsze zdania. Dlatego łącząc dwie rzeczy naraz, piszę przy użyciu funkcji głosowej. Gotując lubię jednocześnie ogarnąć jakąś szafkę czy półkę w lodówce. Mogę przejrzeć przeterminowane rzeczy, wytrzeć coś co się wylało lub rozsypało. W międzyczasie kilka razy machnę łyżką. W ten sposób zyskuję więcej czasu na inne rzeczy, nawet nie zauważając, że coś sprzątnęłam. A przecież pilnując obiadu mogłabym przeglądać telefon, z tym że to mogłoby podchodzić pod marnowanie czasu. Zwłaszcza, że lodówkę czy szafkę i tak w końcu musiałabym ogarnąć.

Nie wykonuj zbędnych czynności, marnując czas

Nie robię niczego co uważam za bezsensowne, podam to na przykładzie prasowania. Kiedyś prasowałam wszystko (dosłownie) po każdym praniu. Często patrząc na górę wypranych rzeczy dostawałam gęsiej skórki, chociaż w sumie lubię prasować. Wiedziałam jednak, że prasowanie zabiera mój cenny czas, ale byłam nauczona, że tak trzeba. Dokładnie więc prasowałam każdą rzecz, składałam w kostkę i wkładałam do szafy. Tylko, że nawet gdy w szafie nie było ciasno, rzeczy się gniotły. 

Kiedy chciałam czegoś użyć i nieważne czy była to bluzka, czy obrus i tak musiałam rozprasować zagniecenia powstałe od składania w kostkę. Niby prasowania było mniej, ale jednak ponowne prasowanie było czasochłonne. Teraz prasuję na bieżąco zyskując więcej czasu. Czasem zwłaszcza latem gdy wiem, że zapowiada się ciepła pogoda, prasuję kilka letnich bluzek i sukienek na najbliższe dni. Wyprasowane rzeczy wieszam na wieszakach, ale tak, żeby nie było ich za dużo, bo znów by się pogniotły. Nauczyłam się też tak wieszać i składać pranie, by było jak najmniej pogniecione, gdy zechcę je wyprasować.

Pozwalaj innym na ich pomoc

Chociaż jak większość osób myślę, że sama wszystko zrobię najlepiej, czasem lubię skorzystać z pomocy innych. Zwłaszcza gdy chętnie ją oferują i nie jest to dla nich kłopotem. Gdy np. ktoś idzie do sklepu, to może kupić dla mnie kilka drobiazgów. Innym razem to ja będę miała więcej czasu i się odwdzięczę.

Świadomość, że mogę zyskać więcej czasu sprawia też, że na wiele rzeczy przymykam oko. Nawet gdy czasem drażni mnie, że coś zostało zrobione nie po mojemu, to nie zawsze znaczy gorzej. Być może czyjś sposób jest lepszy, pozwala na oszczędzenie czasu i jest bardziej efektywny. Warto korzystać z doświadczeń innych osób i patrzeć, jak oni wykonują dane czynności. 

Jeśli jednak wiem, że wytłumaczenie komuś co ma zrobić, zajmie więcej czasu niż sama czynność, to robię to sama, bo przecież nie mam czasu na tłumaczenie. Wtedy grzecznie dziękuję za pomoc i liczę na nią w przyszłości. Myślę, że wtedy obie strony nie denerwują się presją czasu.

Kończąc to co zaczęte, zyskasz więcej czasu

Kiedy w końcu się za coś zabieram, staram się to skończyć. Wprawdzie nie zawsze to się udaje, bo jeśli wykonuję coś co wymaga więcej pracy i więcej czasu, którego akurat w tej chwili mi brakuje, to odkładam to na później. Staram się jednak nie zwlekać zbyt długo i wrócić do danej czynności, by jak najszybciej ją skończyć. 

Im dłużej dana rzecz czeka na dokończenie, tym bardziej ja nie wiem na czym skończyłam. Czasem samo dojście do tego co już zostało zrobione, a co jeszcze trzeba zrobić, zabiera więcej czasu niż dokończenie całej czynności. A im dłużej zwlekam, tym bardziej nie chce mi się do tego wracać. W ten sposób kumulują się rzeczy do zrobienia, na które nie mam czasu.

Zdarza się też tak, że w międzyczasie dana rzecz przestaje być ważna. I w sumie okazuje się, że czas, który jej poświęciłam do tej pory, mogę uznać za zmarnowany. Dobrze gdy refleksja przychodzi w porę, a ja mogę zapomnieć o danej rzeczy i nie poświęcać jej więcej czasu. 

Pisząc to mam na myśli mój żakiet. Jakiś rok temu zgubiłam jeden z czterech guzików, więc żakiet leżał i czekał na wymianę wszystkich guzików, bo takiego samego nie udałoby mi się dokupić. Poszłam nawet do sklepu i kupiłam guziki, ale żakiet dalej leżał i czekał. Gdy ostatnio się do niego zabrałam uznałam, że już mi się nie podoba i skoro tak długo go nie nosiłam, to nosić nie będę. 

Rób sobie krótkie przerwy, by działać bardziej efektywnie

Wykonując obowiązki pamiętaj, że nie jesteś robotem. Nakręcając się i wmawiając sobie, że nie masz czasu na odpoczynek, działasz w ciągłym napięciu i stresie. Zatrzymując się na chwilę, zamykając oczy lub patrząc na coś miłego i biorąc głęboki oddech, uspokoisz myśli i ciało. Zobaczysz, że minęła dopiero minuta, a Ty jesteś całkiem innym człowiekiem i z większą energią możesz działać dalej. W dodatku mniej będziesz odczuwać presję czasu. 

Czasem wystarczy naprawdę krótka chwila, a może dać wiele korzyści. Oczywiście jeśli masz więcej czasu, pozwól sobie na dłuższe chwile relaksu, bo jest nam on niezbędny do zachowania równowagi psychicznej. Jeśli jednak szkoda Ci czasu, możesz w trakcie takiej przerwy, planować dalsze działania. Ważne by nie robić tego w nerwach, tylko w stanie relaksu. W ten sposób pozbędziesz się “uczucia bata nad sobą”.

Kiedy zalewa mnie fala obowiązków mam ochotę krzyczeć, wtedy pozwalam sobie na kilka minut relaksu. Ale kiedy czas nie goni mnie tak bardzo, poświęcam więcej czasu na relaks. Wtedy lubię coś zjeść lub wypić kawę i wiem, że nawet godzina przerwy da mi więcej niż ciągła praca. Wypoczęta i zrelaksowana chętniej wezmę się za kolejne czynności. W dodatku wykonam je z przyjemnością, bez poczucia obowiązku. 

Nie porównuj się do innych, by nie czuć się gorzej

Tak na koniec, gdy brakuje Ci czasu nie obwiniaj siebie porównując się do innych. Oczywiście możesz korzystać z ich doświadczeń i przenosić je do swojego życia, ale nie zawsze jest tak, jak Ci się wydaje. Nie znasz dokładnie ich sytuacji, nie wiesz ile mają obowiązków i czy wszystkie wykonują sami. A czasem patrząc na inne osoby można mieć wrażenie, że lepiej wykorzystują czas i poczuć się beznadziejnie.

Często to celebryci są naszymi autorytetami i to ich życie chcemy naśladować. Może zazdrościsz im, że są zadbani i wysportowani, a Tobie brakuje na to czasu. Ale pamiętaj, że często przesiadywanie u kosmetyczki czy w siłowni to ich praca. Większość z nich ma menadżerów, którzy ogarniają wiele spraw, a na których zwykli ludzie nie mogą sobie pozwolić.

Patrząc na koleżankę, która świetnie sobie radzi z trójką dzieci, pracą i prowadzeniem domu, nie wiesz dokładnie jak wygląda jej życie. Często ludzie nie pokazują swoich ułomności. Może tak naprawdę wcale świetnie sobie nie radzi, tylko robi takie wrażenie, bo tym może zaimponować innym. Może pomagają jej Rodzice albo inne osoby, a Tobie brak takiego wsparcia. Podziwiasz znajomych, którzy często mają czas na wycieczki rowerowe, a Ty się nie wyrabiasz. A może w ich domu panuje chaos i bałagan, i właśnie dlatego z niego uciekają?  

Rób tyle na ile Cię stać, nie działaj ponad siły. Może z czasem nabierzesz wprawy i doświadczenia. Zaczniesz działać bardziej efektywnie i będziesz mieć więcej czasu na wszystko. Może nawet dojdziesz do takiej perfekcji, że to Ty będziesz wzorem do naśladowania dla tych, których teraz podziwiasz.

Ana